При выборе поставщика следует иметь в виду, что прежде всего нужно составить спецификацию на поставщика, т.е. определить, какими могут быть расходы при закупке, качество поставляемого товара, порядок поставок, объемы производства поставщика, место его нахождения. Во-вторых, исходя из требований к поставщику, следует исключить тех, кто не удовлетворяет одному или нескольким указанным критериям, наконец, чтобы в перечне осталась ограниченное количество поставщиков.

Необходимо, чтобы уровень оценки поставщиков отвечал важности решения. При этом используют сведения об их деятельности по деловой прессы, а также из бесед с подчиненными, с которыми удается пообщаться, из контактов с клиентами, которых поставщики обеспечивают. Важно выбрать наиболее существенный показатель для оценки. Это может быть цена, качество, расходы на доставку и т.д.

Аналитическую работу меняют переговоры с поставщиками. Во взаимоотношениях с ними возможен неформальный обмен мнениями и информацией, придает уверенности в преодолении трудностей. Поэтому переговоры рассматриваются как ключевой процесс при организации закупки, хотя фирмы, ведущие переговоры, не обязаны заключать сделку. При проведении переговоров желательно соблюдать следующие правила:

переговоры должны улучшать взаимоотношения между сторонами;

создавать условия для получения определенных результатов.

Выбор поставщика может осуществляться через конкурсные торги или письменные переговоры между поставщиками и потребителями. Распространенной формой поиска потенциальных поставщиков являются конкурсные торги (тендеры). Они проводятся в случае, когда предполагается налаживание долгосрочных связей между поставщиком и потребителем, и выгодны обеим сторонам сделки. Поставщик получает четкое представление об условиях работы с потребителем. Потребитель, в свою очередь, с одной стороны, решает проблему получения предложения, которое отвечает его требованиям, а с другой - выбор наилучшего поставщика. Организация конкурсных торгов является сложной и многоплановой работой. Нужно провести соответствующую рекламную кампанию, разработать тендерную документацию, оценить предложения: тендерные предложения оцениваются в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Тендерный комитет отчитывается об оценке предложений, обосновывая причины отклонения или принятия предложений. Победителем конкурсных торгов признается участник, подавший наиболее выгодную, соответствующий квалификационным требованиям, тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциальных поставщиков могут быть письменные предложения на поставку товаров. Инициативу может взять на себя и потребитель. Если инициатором является поставщик, он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения на поставку товара. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определенные, предложения поставщика могут иметь различные формы и содержание. Они включают наименование товара, сведения о его количество и качество, цену и срок поставки, вид товара и вид упаковки, порядок приема и сдачи. Предложения или иначе оферты, могут быть твердыми и свободными.